Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

ARAKOS GmbH
Eichenfeldstraße 7 a
83607 Holzkirchen
Geschäftsführer: Thorsten Beermann
E-Mail: info@arakos.de

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch unserer Website und bei der Kontaktaufnahme verarbeiten. Ausführliche Informationen für Kandidatinnen und Kandidaten finden Sie in Abschnitt 6.

2. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7 in 10249 Berlin betrieben. Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Website erfasst der Server automatisch technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Referrer, Browsertyp und Betriebssystem. Diese Daten benötigen wir, um die Website auszuliefern und ihre Sicherheit zu gewährleisten, z. B. zur Abwehr von Angriffen.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Webauftritt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht. Eine Zusammenführung mit anderen Daten findet nicht statt.

3. Cookies und eingebundene Dienste

Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Seite erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht ein.

Schriftarten werden lokal von unserem Server geladen; es findet keine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Anbietern statt.

Auf unserer Website verlinken wir auf den Terminbuchungsdienst Calendly (Calendly LLC, USA). Erst wenn Sie diesen Link anklicken und einen Termin buchen, werden Ihre Angaben (Name, E-Mail, gewünschter Termin) von Calendly verarbeitet. Calendly ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Näheres finden Sie in der Datenschutzerklärung von Calendly.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail (info@arakos.de, bewerbung@arakos.de, karriere@arakos.de), telefonisch oder über unser Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Für E-Mail und Kalender nutzen wir Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd.) als Auftragsverarbeiter.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Vertrag oder eine Zusammenarbeit zielt, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Geschäftskontakte, Kunden und Interessenten

Welche Daten wir verarbeiten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern bei unseren Kunden, Interessenten und Geschäftspartnern. Dazu gehören Name, Funktion, Unternehmen, geschäftliche Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift), unsere Korrespondenz und Gesprächsnotizen sowie Informationen zu gemeinsamen Aufträgen und Projekten.

Woher die Daten stammen

Wir erhalten die Daten in der Regel direkt von Ihnen, etwa bei einem Gespräch, über eine Visitenkarte oder per E-Mail, oder von Kolleginnen und Kollegen aus Ihrem Unternehmen. Darüber hinaus nutzen wir öffentlich zugängliche Quellen wie Unternehmenswebsites, das Handelsregister, Presseberichte sowie berufliche Netzwerke wie LinkedIn und XING.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten diese Daten,

• um Aufträge anzubahnen und durchzuführen,
• um die Geschäftsbeziehung zu pflegen und Sie persönlich zu betreuen,
• um Sie über unsere Dienstleistungen im Bereich Personalberatung und Executive Search zu informieren, soweit dies rechtlich zulässig ist,
• um unsere Kundenbeziehungen intern auszuwerten und zu priorisieren, z. B. anhand gemeinsamer Projekte und Umsätze.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Anbahnung, Durchführung und Pflege von Geschäftsbeziehungen sowie an der Direktwerbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sind Sie selbst unser Vertragspartner, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, z. B. für Rechnungen und Geschäftsbriefe, verarbeiten wir die Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

KI-gestützte Unterstützung

Zur Unterstützung bei der Kundenbetreuung setzen wir KI-Werkzeuge ein. Sie helfen uns zum Beispiel, Kontaktverläufe zusammenzufassen, fällige Kontakte zu erkennen und Entwürfe für Nachrichten zu erstellen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Jede Nachricht wird von uns persönlich geprüft und versandt.

Empfänger und Dienstleister

Wir setzen folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein, mit denen jeweils ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht:

• Starhunter GmbH, Erika-Mann-Str. 23, 80636 München: Kunden- und Kontaktverwaltung (CRM)
• Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland: E-Mail, Kalender, Videokonferenzen und Dateiablage (Microsoft 365)
• Anthropic Ireland, Ltd., South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, Irland: KI-gestützte Unterstützung wie oben beschrieben
• DATEV eG, Paumgartnerstr. 6–14, 90429 Nürnberg: Rechnungsstellung und Buchhaltung

Bei Microsoft und Anthropic ist eine Übermittlung in die USA nicht ausgeschlossen. Sie erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 45, 46 DSGVO). Unsere Dienstleister dürfen die Daten nicht für eigene Zwecke nutzen, insbesondere nicht zum Training von KI-Modellen.

Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten, solange die Geschäftsbeziehung besteht. Besteht über einen Zeitraum von drei Jahren kein Kontakt mehr, löschen wir Ihre Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Geschäftsbriefe bewahren wir sechs Jahre auf, Rechnungen und Buchungsbelege zehn Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO).

Ihr Widerspruchsrecht

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten für Zwecke der Direktwerbung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO). Eine kurze Nachricht an info@arakos.de genügt. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr für diese Zwecke.

6. Bewerbungen und Kandidaten

Wenn Sie uns Bewerbungsunterlagen senden oder wir Sie als Kandidatin oder Kandidat ansprechen, verarbeiten wir Ihre Daten, um Sie für passende Positionen bei unseren Kunden zu berücksichtigen. Ihre Unterlagen geben wir nur nach vorheriger Zustimmung im Einzelfall an ein Kundenunternehmen weiter.

Zur Speicherung in unserer Kandidatendatenbank holen wir Ihre Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Alle Einzelheiten zu Zwecken, Dienstleistern, Speicherdauer und technisch unterstützter Vorauswahl finden Sie in unseren Datenschutzhinweisen für Kandidaten.

7. Unternehmensauftritte in sozialen Netzwerken

Wir unterhalten Unternehmensprofile bei LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company) und XING (New Work SE, Hamburg). Wenn Sie diese Profile besuchen oder uns dort kontaktieren, verarbeiten wir die Daten, die Sie uns übermitteln, um mit Ihnen zu kommunizieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Für die von LinkedIn bereitgestellten Besucherstatistiken (Page Insights) sind wir gemeinsam mit LinkedIn verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Welche Daten die Netzwerke selbst verarbeiten, entnehmen Sie bitte deren Datenschutzerklärungen.

8. Speicherdauer

9. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) und Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie dem aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Eine formlose E-Mail an info@arakos.de genügt. Außerdem können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Stand: Oktober 2026